HSY:n maksut asiakirjoista ja tietopyyntöihin liittyvistä toimenpiteistä
Mikäli laissa tai asetuksessa ei ole muuta säädetty, Helsingin seudun ympäristöpalvelut kuntayhtymä HSY:n viranomaisten asiakirjoista ja tietopyyntöihin liittyvistä toimenpiteistä peritään maksua seuraavien perusteiden mukaan:
Mikäli laissa tai asetuksessa ei ole muuta säädetty, Helsingin seudun ympäristöpalvelut - kuntayhtymä HSY:n viranomaisten asiakirjoista ja tietopyyntöihin liittyvistä toimenpiteistä peritään maksua seuraavien perusteiden mukaan:
1. Maksuttomat asiakirjat ja tiedot
Asiakirjan tai tiedon siitä saa maksuttomasti kun:
- asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti
- asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi
- julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse
- sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse
- asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin.
Tietojen maksuttomuuden edellytys on, että asiakirja on yksilöitävissä ja löydettävissä kuntayhtymän asiakirjaluokittelun tai asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä hakutoimintojen avulla.
Maksua ei myöskään peritä seuraavissa tapauksissa:
- annettaessa päätös tiedoksi asianosaiselle päätöspöytäkirjalla
- vastattaessa toisen viranomaisen tietopyyntöön
- HSY:n palveluksessa olevan viranhaltijan tai työntekijän pyytämästä
- työtodistuksesta
- palkkatodistuksesta
- asiakirjasta, jota tarvitaan virka- tai työsuhteesta johtuvan eläkkeen tai muun edun hakemista varten
- HSY:n luottamushenkilöiltä asiakirjoista, jotka toimitetaan luottamustehtävän hoitamista varten
- luottamuselimen kokoonpanoa koskevien yhteystietojen antamisesta, mikäli kysymyksessä on yksilöity pyyntö.
2. Maksut tietopyynnöistä
Maksut on ilmoitettu arvonlisäverottomina.
2.1 Erityistoimenpiteitä vaativat tietopyynnöt
Erityistoimenpiteitä vaativia ovat lähinnä tilanteet, joissa asiakirjan tai tiedon esille haku ei ole mahdollinen tavanomaisilla hakukeinoilla ja/tai tietopyynnön toteuttaminen vaatii tavanomaista enemmän toimenpiteitä. Tämä voi johtua esimerkiksi siitä, että
- tietopyyntöä ei ole riittävästi yksilöity ja tiedon löytyminen edellyttää asiakirjojen etsimistä ja asiakirjakohtaista tarkastelua tai tieto ei ole löydettävissä tavanomaisin hakukriteerein järjestelmästä,
- tietopyyntö on ajallisesti laaja ja tiedon etsiminen voi edellyttää tiedon hakemista ja yhdistelyä nykyisistä ja vanhoista järjestelmistä,
- pyydetyn asiakirjan eri osissa on salassa pidettävää tietoa tai henkilötietoja ja asiakirjan tai tiedon tuottaminen annettavaan muotoon voi vaatia tavanomaista enemmän työtä.
- Erityistoimenpiteitä vaativat ovat lisäksi tilanteet, joissa tarvitaan paljon haku-, seulonta- tai yhdistelytyötä ja vaativaa kopiointityötä (esim. suuret kartta-aineistot).
Erityistoimenpiteitä vaativasta tietopyynnön toteuttamisesta peritään kiinteä perusmaksu, joka on porrastettu seuraavasti:
- Normaali tiedonhaku (työaika alle 2 h): 50,00 euroa
- Vaativa tiedonhaku (työaika 2–5 h): 90,00 euroa
Mikäli kyseessä on hyvin vaativa tiedonhaku, joka tyypillisesti sisältää esim. salassa pidettävien osien poistoa, tietojen seulontaa ja yhdistelyä, suurten tietomäärien kokoamista taulukkoon, on kiinteä maksu 90,00 euroa (työaika yli 5 h), minkä lisäksi laskutetaan 40 euroa/henkilötyötunti siltä osin kuin työ ylittää 5 tuntia.
Tiedonhausta aiheutuvien kustannusten lisäksi peritään kultakin sivulta voimassa oleva kopiointimaksu.
Edellä mainitulla tavalla porrastettua kiinteää maksua sovelletaan myös tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamiseen asiakirjasta suullisesti sekä siihen, kun asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi ja kun tieto lähetetään sähköpostin välityksellä.
2.2 Henkilötietojen toimittaminen rekisteröidylle
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen yksityishenkilön rekisteriin / rekistereihin tekemä omien tietojen tarkastuspyynnön toteuttaminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jos rekisteröity kuitenkin pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun (TSA 15 artikla). 12 kuukauden sisällä edellisestä tietosuoja-asetuksessa määritellystä rekisteröidyn oikeuden toteuttamiseksi pyydetystä jäljennöstiedosta toimitusmuodosta riippumatta, peritään 50 euron kertamaksu rekisteröidyltä, jollei uudelle pyynnölle ole asiallista perustetta (esim. muutokset rekisteröidyn tiedoissa).
2.3 Tutkimusaineistot ja niihin liittyvä tietopalvelu
Tilauksesta tehtävistä tutkimuksista, selvityksistä, tiedonhakemisesta ja tietojen luovutuksesta peritään 60 euroa/henkilötyötunti sekä toimeksiannosta aiheutuvat muut välittömät kustannukset sekä kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.
3. Asiakirjojen kopiointimaksut
Mustavalkoisten tai värillisten sivujen kopiointimaksu on HSY:ssä 1,00 euroa sivulta. Kopiointiin rinnastetaan asiakirjojen tulostus. Sivulla tarkoitetaan kaksipuolisen asiakirjan ensimmäistä osaa, joka on kooltaan A4 tai A3. Kaksipuolisesta asiakirjasta peritään kahden sivun maksu.
Kopiointimaksua peritään vasta 10 sivun ylittävältä määrältä.
4. Lähetys- ja postimaksut
Asiakirjojen noutamisesta kuntayhtymän kirjaamosta ei peritä lähetysmaksuja. Kun asiakirjoja lähetetään tai palautetaan postitse, peritään jokaisesta lähetyksestä 6 euron postimaksu. Postimaksua ei peritä, jos asiakirja on maksuton.
5. Laskutus
Lasku toimitetaan sähköisesti, jos tiedon pyytäjä on antanut tähän yhteysosoitteen, muuten kirjeitse ilmoitettuun postiosoitteeseen.
Julkisoikeudellisista ja julkisuuslakiin perustuvista suoritteista ei peritä arvonlisäveroa.
Maksukehotuksesta perittävä perintäkulu on 5 euroa. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan.
6. Toimitusaika ja muut ohjeet
Asiakirjat toimitetaan pääsääntöisesti viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Poikkeuksellisen laajat ja vaativat tietopyynnöt käsitellään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.
Asiakirjapyynnöt tehdään sähköpostitse tai kirjeitse kuntayhtymän kirjaamoon:
kirjaamo@hsy.fi, PL 100, 00066 HSY.
Kohdan 2.2 omien tietojen tarkastuspyyntö tehdään vahvan tunnistautumisen kautta ensisijaisesti HSY:n verkkosivuilla olevalla lomakkeella.
Mahdollinen maksuun kohdistuva oikaisuvaatimus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa maksun määräämisestä (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 33 §). Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti.